De do’s en dont’s van remote working bij Spikes

Maandagmorgen 6u30. Een luide wekker maakt me wakker. Een snelle douche en een kop koffie later zit ik al in de wagen te stressen. Om 9u heb ik meeting op een locatie 100 kilometer verder. De gps berekent een aankomsttijd van reeds 8u45. Veel mag er niet meer tegenvallen. Opnieuw moet ik constateren dat het elke dag moeilijker wordt om in anderhalf uur deze afstand af te leggen.

Maar gelukkig is het geen dagelijkse kost voor mij, want Spikes staat het toe om ook remote te mogen werken. Bewust spreek ik van remote working en geen home working, omdat het gaat over een “gemakkelijker” locatie wat zowel een dichterbij gelegen kantoor, bij een klant, op een flex desk of effectief thuis kan betekenen.

Waarom kan remote working een voordeel zijn?

  • Op kop van de argumenten staat de flexibiliteit in uren. Je bent niet meer gebonden aan de typische kantooruren, maar je kan gerust ook daarbuiten werken
  • Als je de tijd rekent dat je anders op weg bent (in mijn geval een 3-tal uur per dag), dan kan je deze tijd nuttiger besteden aan privézaken of aan “meerwerk” in geval voor het halen van deadlines.
  • De work/life balance wordt er beter door. Het opvangen van voorziene of zelfs onvoorziene privé-omstandigheden wordt mogelijk gemaakt, mede door bovengenoemde tijdswinst en flexibiliteit
  • Statistieken bewijzen dat (in tegenstelling tot wat nog dikwijls gedacht wordt) de productiviteit stijgt omdat er rustiger en meer geconcentreerd gewerkt kan worden

Wat zijn de voorwaarden voor een goede remote werking?

Een goed en productief resultaat bij remote working komt er niet vanzelf. Er zijn een aantal voorwaarden die ik ervaar als noodzakelijk om van remote working een succes te maken:

  • De verstandhouding tussen opdrachtgever (werkgever) en uitvoerder (werknemer) moet goed zijn en de samenwerking moet in volle vertrouwen gebeuren. Een open communicatie omtrent de reden van remote working en de invulling van de tijd is daarbij een must. Afspraken tussen werkgever en werknemer en een duidelijk beleid over wanneer het wel en niet gepast is om remote werken zijn daarbij belangrijk.
  • Ook worden er doelstellingen bepaald die binnen een bepaalde termijn gehaald worden. Hoewel de flexibiliteit er is om de tijd te kiezen waarbinnen er gewerkt wordt, dienen de doelstellingen gehaald te worden. Voor mezelf als projectleider betekent dit het managen van een aantal toegewezen klanten en projecten. Er is de vrijheid om te bepalen waar en wanneer de klantenbezoeken, meetings en opvolgingen gebeuren, maar alle taken dienen uiteindelijk vervuld te worden. Naar analogie krijgen onze developers hun opdrachten en timings die ze moeten halen
  • Remote working houdt niet minder, maar in tegendeel meer communicatie in. Althans toch meer communicatiemomenten. Door op meerdere momenten te communiceren laat je voelen dat je er bent, en de locatie waar je bent speelt dan minder een rol.
  • Bij Spikes worden daily standups gebruikt om dagelijks kort en krachtig, (15 minuten) per team elk teamlid, zijn verwezenlijkingen van de vorige dag en de plannen van de volgende dag naar voor te brengen. De teamleden zitten daarbij op verschillende locaties maar iedereen blijft op de hoogte van het verloop. 
  • Om goed te communiceren zijn natuurlijk ook de gepaste middelen nodig. Bij Spikes gebruiken we op grote schaal Skype for Business voor het voeren van remote communicaties. Skype for Business maakt het mogelijk om volgens de noodzaak te chatten, telefoneren, schermen te delen zowel one-to-one als in groepsgesprekken. Deze tool is onmiskenbaar in het succes van remote working en het voeren van de nodige communicatie.

Wanneer is remote working (communicatie) geen goed idee?

Er zijn situaties waarbij remote working en vooral dan communiceren niet echt goed werkt. Hierbij een aantal ervaringen.

  • Vergeet face-to-face communicatie niet, blijf de sfeer bij je klant of collega’s voelen. Bij bepaalde meetings, zoals uitgebreide statusmeetings, beoordelingen, discussies die moeten uitgesproken worden, technische besprekingen etc… blijft het noodzakelijk een face-to-face communicatie te houden om de emoties van je deelnemer te kunnen beoordelen, maar ook om zelf je eigen emoties kenbaar te maken.
  • Ook de frequentie speelt een rol. Hoewel de status van een project bij een klant volgens een vast stramien gerust via skype kan verlopen, opteer ik toch om wekelijks of minstens 2 wekelijks het contact ter plaatse op te zoeken om de sfeer op te snuiven. Via remote communicatie mis je toch altijd bepaalde reacties die belangrijk kunnen zijn.
  • Ik nam ooit deel aan een workshop / brainstorming sessie via skype, maar dat is geen goede zaak. Bij dergelijke meetings moet je echt in de meeting zitten om de sfeer te ervaren, reacties van anderen te observeren, te zien wanneer je ergens kan op inspelen of niet. Bij dergelijke sessies gaat het woord snel over van de ene persoon naar de andere, wat het moeilijk maakt om remote goed te volgen en zelf een goede meerwaarde te bieden.

Jouw mening?

Wil je je mening delen omtrent dit onderwerp of meer weten over hoe remote working wordt toegepast bij Spikes om te komen tot een goede werkcultuur, geef ons snel je reactie!

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s